Progetto
Nel senso generale della parola, con progetto intendiamo l’organizzazione di azioni nel tempo per perseguire uno scopo predefinito.
Mentre un’altra definizione di questo termine, ci viene data direttamente da colui che viene universalmente riconosciuto come il fondatore del project management, ossia l’americano Russel D. Archibald, che dice:
“Un progetto è un’impresa complessa, unica e di durata determinata, volta al raggiungimento di un obiettivo chiaro e predefinito mediante un processo continuo di pianificazione, esecuzione e controllo di risorse differenziate, e con vincoli interdipendenti di costi, tempi e qualità.”
Esistono però tante tipologie differenti di progetto che possono riguardare differenti tematiche. Quello che analizzeremo noi sarà il progetto in un’ottica d’impresa e project management.
I TEMPI E LE FASI
Come possiamo facilmente intuire dalla definizione, un progetto deve avere un inizio e una fine ben definiti e quindi deve prevedere la sua conclusione entro una durata determinata.
Però dall’avvio del progetto fino alla sua conclusione, ci sono altre tre fasi intermediarie che sono la pianificazione, l’esecuzione e la performance. Questo modello a fasi è stato definito dal Project Management Institute (PMI) nella Guida PMBOK® sul ciclo di vita dei progetti, nota anche come Project Management Body of Knowledge.
Analizziamo più nel dettaglio ogni step:
Nella prima fase, il progetto viene definito a grandi linee. È il momento in cui si identificano tutti i benefici, gli obiettivi, il budget e le tempistiche. Senza però entrare troppo nel dettaglio. È dunque una fase in cui viene fatta solo una bozza generale.
Durante la seconda fase si vanno a definire in modo chiaro quali sono gli obiettivi,
usando una roadmap di progetto (ossia una panoramica dei risultati finali, dei traguardi e degli obiettivi generali).
Per fare ciò esistono differenti metodi:
◦ SMART che sta per Specific (specifico), Measurable (misurabile), Achievable (raggiungibile), Realistic (realistico)
e Time-bound (con scadenza). Molti team usano questo metodo perché consente di migliorare la comunicazione, di
definire chiaramente la tabella di marcia e ottenere metriche tracciabili.
Ecco un esempio di analisi degli obiettivi creato usando la metodologia di gestione dei progetti SMART.
Obiettivo iniziale: aumentare la lead generation
Obiettivo SMART migliorato:
Specifico: aumentare la lead generation distribuendo una guida alle risorse
Misurabile: aumentare la lead generation del 15% ogni mese.
Raggiungibile: secondo un recente studio, sappiamo che i nostri clienti sono interessati a una guida alle risorse.
Realistico: raccogliere le informazioni di contatto dei clienti in cambio della nostra guida alle risorse.
Con scadenza: produrre una guida alle risorse annuale ogni gennaio per mantenere il traffico dei clienti potenziali.
◦ CLEAR che sta per Collaborative (collaborativo), Limited (limitato), Emotional (emozionale), Appreciable (apprezzabile) e Refinable (ridefinibile). Molti team invece optano per questo metodo perché è un po' più facile da mettere in pratica e si concentra sulla collaborazione.
Nella fase di esecuzione, il team si concentrerà sul raggiungimento degli obiettivi
fissati. Utilizzerà le informazioni raccolte nelle prime due fasi per creare e lanciare il progetto entro i
tempi stabiliti lavorando in squadra e collaborando.
Anche qui per gestire meglio la realizzazione del progetto esistono differenti metodologie:
◦ WBS ossia Work Breakdown Structure. È una scomposizione gerarchica del progetto in fasi e attività che assumono il nome di “Work Packages”.
◦ PERT ossia Program Evaluation and Review Technique. È uno strumento per la gestione dei progetti usato per rappresentare visivamente una pianificazione del progetto. Venne inizialmente utilizzato per sviluppare il missile statunitense POLARIS.
◦ CPM ovvero Critical Path Method. È una tecnica particolarmente utile per progetti complessi in cui è necessario gestire diverse attività in parallelo. In sostanza identifica la sequenza critica di attività che determina la durata complessiva del progetto. La sequenza critica rappresenta il percorso più efficace per il raggiungimento dell’obiettivo programmato, e qualsiasi ritardo in una delle attività critiche influenzerà la durata complessiva del progetto.
Misurare l'efficacia di un progetto è importante per migliorarlo, ma anche per
consentire ai membri del team di imparare sia dai successi che dai fallimenti. Esistono diversi indicatori
chiave di performance (KPI) per identificare e raggiungere gli obiettivi.
Il primo passo, per verificare le performance, è di considerare l'obiettivo iniziale. Il progetto riguarda il
problema che stavi cercando di risolvere? È facile dimenticarsi dell'obiettivo iniziale, ma è importante tenerlo
a mente quando si misurano le prestazioni.
Il prossimo passo consiste nell'analizzare altri KPI per capire se il progetto sta andando a buon fine.
Qualche volte questa non coincide pienamente con i tempi prestabiliti che ci si era imposti e ciò può dipendere da diversi fattori che, a volte, possono essere più grandi di noi. Non esiste un modo giusto o sbagliato per chiudere un progetto. Si potrebbe fare un punto della situazione sui risultati ottenuti e goderseli. Oppure dedicarsi immediatamente alla prossima attività
Tempi, costi e qualità sono i famosi tre vincoli di progetto. Sono fra loro interdipendenti, cioè che la variazione di uno indice direttamente sull’andamento delle altre due, e strettamente correlati.
Vengono spesso rappresentati con un triangolo, chiamato “triangolo della qualità”, o se si tiene conto anche dell’obbiettivo del progetto (scope), con un tetraedro. Viene fatto ciò perché così si riesce a notare meglio la connessione che c’è tra questi.
Per quanto riguarda questo ambito è compito del project manager trovare la soluzione ottimale rispetto ai tre vincoli.
Perciò riassumendo possiamo capire che il progetto nel complesso è un’impresa complessa, unica, con una durata determinata, con degli obiettivi chiari e predefiniti, che utilizza differenti risorse e con dei vincoli interdipendenti.
